院教字[2012]142号(2012年10月修订)

第一章  总则

第一条  高校实验室是高等学校教学、科研的重要基地,在高等学校的发展过程中具有特殊的地位和作用。实验室的建设和发展反映了学校教学、科研工作的具体状况。建立和完善实验室的工作档案,使实验室的工作档案规范、科学、正确、全面地反映实验室建设的历史,是实验室工作的重要内容。

第二条 为贯彻原国家教委20号令发布的《高等学校实验室工作规程》的精神和规定,科学规范地做好实验室工作档案的收集和整理,完善实验室的规范化管理,加强实验室建设,提高实验室功能和效率,适应实验室教学的改革发展,参照原国家教委颁发的《基础课教学实验室评估办法和标准》及《关于报送实验室及仪器设备统计报表和数据》中的具体要求,特制定本办法。

第三条  各实验教学单位应认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》和原国家教委办[1994]429号文件《高等学校档案工作规范》的有关精神,按照学校档案室的相关规定,切实做好实验室的档案管理工作。

第二章  实验室档案管理的对象和范围

第四条  凡经学校正式批准建制的实验室,其建设、改革与固定资产设备使用、流通中的国家及主管部委、省、市政府有关法规、文件,学校制定的有关实验室建设与管理制度,实验室的重要技术资料(含实验室发展情况与大型精密贵重设备资料),实验室日常运行形成的材料等均需分类建立实验室工作档案。

第五条  根据学校档案工作的统一管理要求,除校档案室已直接立卷管理项目外,教务处、国有资产管理处、各实验室应分别建立相应的实验室工作档案。

第六条  科研实验室、研究所(中心)按科技处的有关规定建档立卷,另行管理。

第三章  实验室档案管理的体制与职责

第七条  凡属经学校正式批准建制的各个学科实验室是实验室基本运行资料收集整理的基层单位,实验室主任或实验室所在单位的负责人是本实验室基本运行资料收集、档案整理的负责人。

第八条  学科实验室下属的各课程实验室的管理人员具体负责收集、整理、分类、统计、编卷所管实验室各类档案及有关资料。

第九条  各课程实验室都要完整地保存本实验室的基本运行资料。同时,还应按照学校的统一要求,向国有资产管理处、教务处(实践教学管理科)报送所需的基本信息及档案资料,并向系(部)、学校档案部门及相关部门移交有关档案。

第十条  各学科实验室要制订出档案保管、使用的具体管理实施细则,并应有档案专柜,做到档案完整、准确、系统并安全有效地加以利用。

第十一条 学校由国有资产管理处、教务处、学校档案室共同负责管理全校实验室的工作档案资料。

(一)有资产管理处负责收集全院实验室的物资设备基本档案资料,整理形成全校各实验室的物资设备统计报表,呈报给学校领导,以便学校领导及时查阅和了解实验室硬件建设的状况。

(二)教务处负责收集全院各个实验室的实验教学环节及其它相关环节的基本运行档案资料,整理形成全校各实验室的实验教学及其它方面的基本情况统计报表,呈报给学校领导,以便学校领导及时了解实验教学的状况,作为实验教改时的参考材料。

(三)国有资产管理处、教务处将全院实验室的整体情况汇总后按时向上级主管部门(省教育厅)报送,并将相应档案移交学校档案室进行立卷归档。

(四)学校档案室负责对实验室档案资料的建设和管理进行指导。

第四章  实验室档案的归档范围与内容

第十二条  实验室规章制度档案

(一)学校和上级主管部门转发的国家部委、省市相关部门有关实验教学和实验室工作的法规(规程、条例、办法、实施意见等)通告;

(二)学校制定并下发的管理实验室的各项规章制度;

(三)各实验室根据实际情况制定的管理办法。

第十三条  实验室工作运行档案

(一)学校下发的与实验室建设、管理、教学、评估、检查有关的各种通知及具体情况的简报;

(二)学校对实验室工作的水平、质量等进行检查形成的表彰决定;

(三)实验室工作调查的各种原始数据表格、结果分析、处理意见、检查工作本身的具体情况记录;

(四)实验室工作专题研究、教研活动的原始记录。

第十四条  实验室人员管理档案

(一)学校任命实验室主任的批文;

(二)实验室人员的岗位职责、分工细则;

(三)实验室主任(分管领导)工作手册(工作笔记);

(四)实验室专职技术人员工作日志;

(五)考察新进实验室工作人员的试讲资料;

(六)实验室工作人员培训计划及实施情况;

(七)实验室历年工作计划、工作任务及工作总结;

(八)科研论文、成果鉴定证书;

(九)实验室工作人员考核记录、晋升、奖励、处罚的有关资料。

第十五条  实验室建设管理档案

(一)实验室建设发展规划与总结;

(二)新建实验室论证报告、实验室项目建设申请书、实验室建设任务书、实验室建设验收报告;

(三)实验室建立、撤消与调整的有关文件;

(四)实验室房屋及环境条件的变更、改造、维修的相关资料;

(五)防火、防盗、防毒及防污染等措施与安全检查记录。

第十六条  实验室物资管理档案

(一)仪器、设备、低值耐用品、低值易耗品的购买计划、申请书、申请表的原始材料、批复件的复印材料;

(二)低值耐用品、低值易耗品购买的具体情况说明、验收情况;

(三)仪器设备的使用说明书、图纸、合格证、装箱单等;

(四)仪器设备的固定资产帐、卡片;

(五)仪器设备的使用、维修与借用记录;

(六)设备器材损坏、丢失、赔偿记录;

(七)设备器材报损、报失、报废申报及审批记录;

(八)仪器设备的技术改造、功能开发等图纸和文字资料;自制仪器设备的全套资料;

(九)大型精密仪器设备的论证报告、安装验收报告、损坏维修记录、使用记录、说明书等;

(十)低值耐用品、材料备品、化学试剂、玻璃仪器明细账及领用登记表;

(十一)消耗品及材料的领用记录等。

第十七条  实验室教学管理档案

(一)专业教学计划、实验教学大纲;

(二)实验教材、实验指导书;

(三)实验项目建设、更新、改造、淘汰的确认资料,实验项目卡片;

(四)新开实验的试做记录、指导实验教师首次指导实验的试讲记录;

(五)实验课程呈报表;

(六)实验项目计划表;

(七)实验课程安排表;

(八)实验教学教案;

(九)实验运行学生登记册;

(十)实验运行教师记录册;

(十一)实验报告;

(十二)实验考试或考核的具体办法、试卷样本;

(十三)实验教学考核评分登记表;

(十四)实验项目开出率情况统计表;

(十五)实验研究(含实验教学法、实验技术、实验装置改造)的计划、设计、总结;

(十六)实验室承担科学研究、应用开发课题的科研任务书、实施计划、成果鉴定资料;

(十七)对外服务记录及相关资料。

第十八条  实验室信息统计档案

(一)实验室建设基本情况统计数据表;

(二)实验室项目开设情况统计数据表;

(三)实验室教学基本情况统计数据表;

(四)实验室任务人员情况统计数据表;

(五)实验室专职人员情况统计数据表;

(六)教学科研贵重仪器设备使用情况。

第五章  实验室工作档案编卷方法

第十九条  实验室档案分类的基本方法

实验室工作档案从归档的范围和内容上进行分类,具体分为:规章制度、工作运行、人员管理、建设管理、物资管理、教学管理、信息统计等七大类。

第二十条  实验室档案编号的基本原则

档案编号是存取档案的代号,排架的依据。它反映实验室工作档案的分类体系和物理位置,必须符合唯一性、合理性和稳定性要求,并能适应计算机信息化管理的要求。

第二十一条  实验室档案编号的结构、标识和模式

(一)档案编号的结构:

实验室档案编号由年度号、分类号、卷盒号三部分构成,即:

档案编号 = 年度号 + 分类号 + 卷盒号

1.年度号由四位阿拉伯数字组成,代表文件材料形成的年度。

2.分类号是档案编号的主体,由一、二、三级类目代号组成。

①一级类目是根据学校档案产生的领域范畴,结合档案记述的内容、性质确定的,一级类目采用类目名称主词的汉语拼音的第一个大写字母进行标识;

②二级类目是对一级类目的细分,细分的标准是根据各类档案的形成规律和特点,结合档案记述和反映的内容性质进行设置,二级类目的标识,采用阿拉伯数字的“双位制”;

③三级类目是对二级类目的细分,细分的标准是根据实验室档案归档的范围和形成规律,结合档案记述和反映的内容性质进行设置,三级类目的标识,采用类目名称简写主词的汉语拼音的第一个大写字母进行标识。

3.卷盒号按所选择的分类号中最下位类顺序编码,用阿拉伯数字1、2、3、……、n标识。

(二)各级类目的名称标识:(见附件1)。

(三)档案编号的模式说明:

1.档案编号的模式为:20××-分类号-卷盒号

2.分类号=一级类目代号-二级类目代号-三级类目代号

3.档案编号的模式的具体含义示意(见附件2)。

(四)档案标签的填写规格:(见附件3)。

(五)档案保管的期限说明:(见附表4)。

第二十二条  实验室工作档案编卷的要求:

1.按资料形成的自然时间顺序进行装订;

2.内容完整、资料翔实、归类科学、装帧规范。

第六章  实验室工作档案的使用与管理办法

第二十三条  各系(部)的专业实验室要有专人负责实验室工作档案管理工作,新建实验室应及时建立工作档案。

第二十四条  根据工作档案的内容,有关实验指导教师、实验室专职技术人员、实验研究人员,有责任和义务及时做好有关事项的记录,将有关资料提供给负责工作档案管理的人员。

第二十五条  各实验室应根据实验室工作档案的内容进行统计整理、编目、立卷,定期归档,并做好保存工作。

第二十六条  实验室工作档案向校内外提供利用,凡需实验室工作档案的单位或个人,应按有关规定和程序办理借阅手续。

第二十七条  资料归档后,任何人不得随意改动,档案的销毁工作应请示学校档案室、相关职能主管部门后进行。

第二十八条  教务处、国有资产管理处、学校迎评办会同学校档案室将定期对实验室工作档案进行检查,对检查的结果及时通报,对于实验室档案管理工作成绩突出的单位和个人要及时向学校党委、行政领导汇报,并给予表彰。

第七章  附则

第二十九条  本制度经学校批准颁布试行,原有规定与本办法不符的,以本办法为准。

第三十条  本办学由教务处负责解释。

附件1:成都师范学院实验室工作档案各级类目名称与标识

附件2:成都师范学院实验室档案编号模式的具体含义示意

附件3:成都师范学院实验室档案标签的填写规格

附件4:成都师范学院实验室档案保管期限